รู้จักการวางระบบบัญชีธุรกิจขนส่งต้องทำยังไง ทำไมจึงสำคัญ

ด้วยพฤติกรรมผู้บริโภคเปลี่ยนไปในยุคที่โลกออนไลน์เข้ามามีบทบาทกับชีวิต ธุรกิจขนส่งจำนวนมากจึงเกิดขึ้นซึ่งสิ่งสำคัญไม่ใช่แค่มีเงินทุนหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ เพียบพร้อมเท่านั้น แต่เรื่องของ “การวางระบบบัญชี” ก็ต้องยกให้เป็นอันดับแรกของการทำธุรกิจ หากคุณมีธุรกิจประเภทนี้อยู่แล้วหรือกำลังวางแผนอยากเริ่มต้นทำด้วยตนเอง ลองมาศึกษาขั้นตอนการวางระบบบัญชีรวมถึงระบบต่าง ๆ ที่ควรมีกันได้เลย

การวางระบบบัญชี คืออะไร?

การวางระบบบัญชี คือ การออกแบบระบบบัญชีภายในองค์กรเพื่อให้ตอบโจทย์กับทุกฝ่ายมากที่สุด เพิ่มคุณภาพการทำงานให้ดีกว่าเดิม ลดข้อผิดพลาดทางบัญชีที่อาจเกิดขึ้นโดยเฉพาะเรื่องงบต่าง ๆ มีคนคอยตรวจสอบ ประเมินผล ซึ่งปกติแล้วหากเริ่มต้นวางระบบบัญชีต้องมีการแบ่งแยกหน้าที่ของแต่ละส่วนให้ชัดเจน เพื่อให้แต่ละคนรับผิดชอบตามความถนัดและงานไม่โหลดมากเกินไป

ขั้นตอนการวางระบบบัญชีสำหรับธุรกิจขนส่ง

ธุรกิจขนส่งจัดเป็นประเภทธุรกิจที่มีโอกาสเสี่ยงขาดทุนสูงเมื่อเทียบกับธุรกิจกลุ่มอื่น ด้วยต้นทุนอันมหาศาลแต่กลับทำราคาได้ไม่สูงนักเพราะสงครามราคาในเมืองไทยจัดว่ารุนแรง หากคุณวางระบบบัญชีไม่ดีอีกย่อมส่งผลเสียโดยตรงต่อธุรกิจอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งปัจจุบันธุรกิจขนส่งในเมืองไทยยังคงมีการแข่งขันสูงแบบต่อเนื่อง จึงขอแนะนำขั้นตอนการวางระบบบัญชีสำหรับธุรกิจขนส่งให้เห็นภาพมากขึ้น

1. ระบบเอกสารทางบัญชี

หนึ่งในแผนกที่ต้องใช้เอกสารมากสุดคงหนีไม่พ้นฝ่ายบัญชี ดังนั้นระบบเอกสารจึงต้องมาเป็นลำดับแรกเสมอ หลักพื้นฐานง่าย ๆ คือ ต้องเก็บเอกสารทุกชิ้นที่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็นใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน บิลรายรับ ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย เอกสารหัก ณ ที่จ่าย ใบเบิกเงินสดย่อย และอีกสารพัด หากระบบด้านเอกสารไม่แน่นมากพอย่อมมีโอกาสผิดพลาดง่ายขึ้น หลักพื้นฐานคือมีการออกเอกสารในระบบเพื่อมีตัวช่วยในการจดจำและตรวจสอบย้อนหลังได้

2. การวางนโยบายบัญชี

หากไม่ได้ทำงานด้านบัญชีอาจมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการวางนโยบายบัญชี อธิบายแบบเข้าใจง่ายคือ มีการตั้งนโยบายทางการเงินและผลดำเนินการของธุรกิจที่ถูกต้องตามหลักการบัญชี เช่น นโยบายการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ นโยบายการคำนวณค่าเสื่อมราคารถ การมีโนบายชัดเจนจะช่วยให้มองเห็นสถานการณ์แวดล้อมพร้อมประเมินได้ง่ายขึ้น

3. มองหาเครื่องมือเสริมสำหรับการทำบัญชี

ปัจจุบันมีตัวช่วยจากเทคโนโลยีต่าง ๆ สำหรับระบบบัญชีธุรกิจขนส่งเยอะมาก ลดข้อผิดพลาด เพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานให้ดี ตัวอย่างเครื่องมือยอดนิยม ได้แก่

ระบบ TMS (Transportation Management System) 

ระบบ TMS ซอฟต์แวร์ด้านการวางแผนงานขนส่ง เช่น คำนวณเส้นทางประหยัดน้ำมันมากสุด การเลือกยานพาหนะที่เหมาะสม คำนวณต้นทุนและรายได้ ไปจนถึงการทำเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง

ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) 

ระบบ ERP ซอฟต์แวร์ด้านการบริหารจัดการทรัพยากรองค์กรแบบรวมศูนย์เพื่อให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมได้ง่ายขึ้น การทำงานร่วมกับฝ่ายต่าง ๆ ชัดเจน ตรงประเด็น การรับข้อมูลแบบเรียลไทม์ ฯลฯ

4. การควบคุมภายในของระบบบัญชี

นำหลักการควบคุมภายในเข้ามาใช้กับการวางระบบบัญชีเพื่อคอยตรวจสอบพร้อมเพิ่มคุณภาพให้แข็งแกร่งและลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ทำตามนโยบายของธุรกิจ และปฏิบัติตามกฎหมายถูกต้อง ซึ่งปกติแล้วจะมีผู้ดูแลหรือคนที่คอยตรวจสอบการทำงานของบัญชีคอยรับผิดชอบ

สรุป

จริง ๆ แล้วไม่ว่าจะเป็นการวางระบบบัญชีของธุรกิจประเภทใดก็ตามต้องใส่ใจในทุกรายละเอียด ยิ่งถ้าเป็นระบบบัญชีธุรกิจขนส่งด้วยแล้วต้องมั่นใจว่าสามารถทำตามได้อย่างเหมาะสม มองเห็นความเคลื่อนไหวชัดเจน ไม่เสี่ยงต่อการขาดทุน เหนือสิ่งอื่นใดหากคุณเลือกวางระบบบัญชีแล้วก็ควรนำโปรแกรมทันสมัยต่าง ๆ เข้ามาใช้เพื่อผลลัพธ์เป็นไปตามความคาดหวัง