ระบบ HR คืออะไร? บทบาทของเทคโนโลยีกับการบริหารทรัพยากรบุคคลในองค์กรยุคดิจิทัล

ในปัจจุบันงานทรัพยากรบุคคล hr ถูกคาดหวังให้ใช้เทคโนโลยีในการสรรหา บริหารผลการทำงาน และสร้างความผูกพันกับพนักงาน เพื่อสร้างแนวทางการดำเนินงานให้ครอบคลุมทั้งการบริหารคนและทรัพยากร การบูรณาการงาน hr เข้ากับฝ่ายงานอื่น เช่น การเงิน จะช่วยให้องค์กรมีทรัพยากรบุคคลที่สามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว หัวหน้างานหรือผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงจำเป็นต้องยอมรับการเปลี่ยนแปลงทางด้านเทคโนโลยี เพื่อปรับกลยุทธ์ด้านแรงงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรโดยรวม และส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรที่พร้อมต่อการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

ภาพรวมของระบบ hr

ถ้าถามว่าในยุคดิจิทัลนี้ระบบ hr คืออะไร คงกล่าวได้ว่าคือการบูรณาการเทคโนโลยีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ความมีประสิทธิผล และประสบการณ์ของพนักงาน โดยการบูรณาการระบบ hr มีอะไรบ้างนั้น สามารถระบุได้ดังนี้

1. การเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัล

หลายองค์กรกำลังปรับเปลี่ยนการดำเนินงานด้าน hr ด้วยการใช้เทคโนโลยีเพื่อทำให้กระบวนการเกี่ยวกับทรัพยากรบุคคลมีความคล่องตัวขึ้น และมีข้อมูลที่เชื่อถือได้ในการสนับสนุนการตัดสินใจ ทั้งสร้างพนักงานที่มีศักยภาพมากขึ้น

2. การบูรณาการกับงานในฝ่ายอื่น

ระบบ hr จำเป็นต้องบูรณาการงานกับฝ่ายอื่น เพื่อสร้างแนวทางแบบองค์รวมในการบริหารคนและทรัพยากร ซึ่งเป็นส่วนสำคัญต่อการเพิ่มผลผลิตและความพึงพอใจในงาน เช่น การเชื่อมโยงข้อมูลกับ บริหารจัดการขนส่งและโลจิสติกส์หรือระบบ TMS เพื่อจัดตารางงานในการวางแผนเส้นทาง และติดตามพนักงานจัดการยานพาหนะและคนขับ โดยใช้ hr logistics software เพื่อบริหารจัดการบุคลากรในงานโลจิสติกส์โดยเฉพาะ ซึ่งซอฟต์แวร์จะช่วยจัดการเวลาเข้าออก เงินเดือน การสรรหา การประเมินผลพนักงานในสายงานโลจิสติกส์ และเพื่อให้ครอบคลุมทุกแผนกในองค์กรพร้อมทั้งเชื่อมโยงข้อมูลแบบรวมศูนย์ การเชื่อมต่อกับระบบ ERP จะเป็นการเพิ่มความโปร่งใสและประสิทธิภาพให้กับทั้งองค์กร

3. ประสบการณ์ของพนักงาน

ระบบ hr ต้องถูกออกแบบมาเพื่อยกระดับประสบการณ์ของพนักงาน โดยมอบเครื่องมือที่ช่วยให้พนักงานสามารถจัดการข้อมูลการทำงานหรือตารางเวลาการทำงานของตนเองได้ รวมถึงการรับรู้ข่าวสารและมีส่วนร่วมกับองค์กรผ่านแพลตฟอร์ม

การนำเทคโนโลยีมาใช้ในระบบ hr

เทคโนโลยีที่ถูกนำมาใช้เพื่อบริหารจัดการระบบ hr ในองค์กรมีหลายอย่าง อาทิ hr Logistics Software ระบบบริหารจัดการบุคลากรในงานโลจิสติกส์ หรือ ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ซึ่งเป็นระบบบริหารจัดการทรัพยากรทั้งหมดขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการเงิน การผลิต ซัปพลายเชน หรือ hr โดยระบบเหล่านี้จะมีคุณสมบัติหลัก ได้แก่

• บันทึกเวลาเข้าออกงาน (Attendance Tracking) – บันทึกการเข้าออกงานของพนักงานด้วยความแม่นยำ ซึ่งอาจใช้กระบวนการจดจำใบหน้าเพื่อป้องกันการสแกนแทนกัน และทำให้การประมวลผลเงินเดือนถูกต้อง
• การจัดการเงินเดือน (Payroll Management) – ระบบการประมวลผลเงินเดือนแบบอัตโนมัติ โดยรองรับโครงสร้างค่าจ้างที่มีความซับซ้อน เช่น การทำงานเป็นกะ และการคำนวณค่าล่วงเวลา อย่างในงานโลจิสติกส์
• การสรรหาและการปฐมนิเทศ (Recruitment and Onboarding) – เครื่องมือจะช่วยให้กระบวนการสรรหามีความคล่องตัว โดยเริ่มตั้งแต่การประกาศรับสมัครงาน กระทั่งพนักงานเข้ามาทำงานวันแรก โดยสามารถใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือในการปฐมนิเทศเพื่อสร้างความเข้าใจขั้นตอนและกระบวนการทำงาน
• การบริหารผลการทำงาน (Performance Management) – ระบบสามารถติดตามผลการทำงานของพนักงาน กำหนดเป้าหมาย และทำการประเมิน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานได้
• การเข้าถึงผ่านมือถือ (Mobile Access) – ระบบโดยส่วนใหญ่สามารถเข้าใช้งานผ่านแอปพลิเคชันบนมือถือ ช่วยอำนวยความสะดวกให้พนักงาน เช่น พนักงานภาคสนามและคนขับรถสามารถจัดการตารางงาน บันทึกเวลาเข้าออก และเข้าถึงสลิปเงินเดือนได้ทุกที่

ประโยชน์ที่องค์กรได้รับจากระบบ hr

องค์กรจะได้รับประโยชน์จากการนำเทคโนโลยีมาใช้งานกับระบบ hr ดังนี้

• เพิ่มประสิทธิภาพ – การทำงานอัตโนมัติช่วยลดภาระงานด้านเอกสาร เพิ่มความโปร่งใส และทำให้ทีม hr สามารถมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น
• การตัดสินใจขับเคลื่อนด้วยข้อมูล – การใช้เทคโนโลยีจะทำให้ข้อมูลของพนักงานถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ องค์กรจะมีข้อมูลที่ถูกต้อง มีเครื่องมือวิเคราะห์ และรายงานที่ช่วยให้องค์กรตัดสินใจได้อย่างเหมาะสม
• ปฏิบัติตามข้อกำหนด – การเก็บข้อมูลอย่างถูกต้องแม่นยำ พร้อมกับระบบการรายงานโดยอัตโนมัติช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและข้อบังคับต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น
• อินเทอร์เฟซใช้งานง่าย – เทคโนโลยีสมัยใหม่มีอินเทอร์เฟซที่เข้าใจง่ายและรองรับการใช้งานผ่านมือถือ ทำให้พนักงานสามารถจัดการข้อมูลของตนเองได้สะดวก

ข้อควรระวัง

แม้เทคโนโลยีที่ใช้ในระบบ hr จะช่วยสนับสนุนให้การทำงานคล่องตัวและลดความผิดพลาด แต่องค์กรจำเป็นต้องระมัดระวังเรื่องการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลพนักงาน การปรับตัวของบุคลากรต่อระบบใหม่ รวมถึงค่าใช้จ่ายและการเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยองค์กรควรดำเนินการตามรายละเอียดด้านล่าง เพื่อป้องกันความเสี่ยงและทำให้มั่นใจว่าจะสามารถใช้ระบบได้อย่างปลอดภัย

1. ติดตามข่าวสารเกี่ยวกับความเสี่ยงด้านข้อมูลและภัยคุกคามทางไซเบอร์อย่างสม่ำเสมอ
2. จัดตั้งนโยบายด้านความปลอดภัยของข้อมูล โดยกำหนดขั้นตอนการทำงานอย่างชัดเจน พร้อมทั้งติดตั้งเครื่องมือเพื่อความปลอดภัยทางไซเบอร์ เช่น ไฟร์วอลล์และซอฟต์แวร์เข้ารหัสข้อมูล
3. ฝึกอบรมพนักงานเป็นประจำเพื่อให้รู้เท่าทันต่อการหลอกลวงทางไซเบอร์ เพิ่มการตระหนักรู้ด้านความปลอดภัย
4. ใช้ระบบตรวจสอบแบบเรียลไทม์ในการค้นหาการแทรกแซงจากภายนอก เพื่อให้สามารถตอบสนองได้ทันท่วงที

เทคโนโลยีบริหารจัดการระบบ hr มีความสำคัญเป็นอย่างมากในการยกระดับประสิทธิภาพการดำเนินงานและรักษาความได้เปรียบของการแข่งขันในอุตสาหกรรม โดยเครื่องมือเหล่านี้จะทำให้กระบวนการ hr มีความคล่องตัวโดยยังสามารถปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานได้อย่างครบถ้วน ทั้งยังช่วยเพิ่มความผูกพันของพนักงานที่มีต่อองค์กรได้อีกด้วย